Thiết bị văn phòng gồm những gì? Tiêu chí lựa chọn văn phòng phẩm.

Khi đi thuê văn phòng mới, hay setup văn phòng chắc hẳn sẽ có rất nhiều đồ dùng và trang thiết bị văn phòng cần mua sắm, chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sẽ không gặp bất cứ trở ngại và khó khăn nào dù nhỏ nhất.

Vậy trang thiết bị văn phòng bao gồm những gì? Các đồ dùng văn phòng thường sử dụng là gì? Trong bài viết này chúng tôi sẽ liệt kê và giúp các bạn để không xảy ra tình trạng thiếu sót khi cần lập kế hoạch, danh sách để mua sắm cho.

1. Trang thiết bị văn phòng là gì?

Trang thiết bị văn phòng bao gồm các thiết bị, máy móc và vật dụng cần thiết cho hoạt động và công việc văn phòng hàng ngày. Chúng bao gồm máy in, máy fax, máy cán màng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các loại giấy, Folder…

Việc lựa chọn và sử dụng hợp lý các thiết bị văn phòng này  cũng có thể giúp doanh nghiệp vận hành và quản lý nhân viên của mình dễ dàng hơn. Viên nhỏ tốt hơn.

2. Vai trò của các trang thiết bị văn phòng trong doanh nghiệp 

Trang thiết bị văn phòng là những dụng cụ, máy móc được sử dụng trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

• Giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hơn: Các trang thiết bị văn phòng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức trong việc thực hiện các công việc văn phòng như soạn thảo văn bản, in ấn, lưu trữ dữ liệu,… Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, nâng cao hiệu suất làm việc.
• Tăng cường năng suất lao động: Trang thiết bị văn phòng hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, thủ tục, giúp tiết kiệm nhân lực và nâng cao năng suất lao động.

• Thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới: Trang thiết bị văn phòng hiện đại giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận với thông tin, dữ liệu, từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới trong công việc.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Trang thiết bị văn phòng hiện đại giúp doanh nghiệp tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp nâng cao tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và sử dụng trang thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển.

3. Đồ dùng văn phòng phẩm gồm những gì?

Văn phòng phẩm là tập hợp của nhiều đồ dùng, vật dụng sử dụng cho công việc hàng ngày tại văn phòng như:

3.1 Các loại giấy in văn phòng 

Giấy là văn phòng phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần sử dụng tới giấy. Trong đó, giấy A4 luôn là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong môi trường văn phòng. Khổ giấy A4 được sử dụng cho các mục đích: in, photo.

Ngoài ra bạn có thể cần sử dụng thêm bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn. Ngoài ra giấy nhớ (note) cũng được sử dụng phổ biến. Thật tốt nếu công ty bạn phát cả giấy note cho nhân viên. Bên cạnh đó, nếu bên bạn có liên quan đến các công trình hay bản vẽ thì giấy A3 cũng là một trong những loại giấy không thể thiếu.

3.2 Các loại bút

Sau khi có giấy, chúng ta cần thêm bút. Bút bi, bút chì, bút phủ, bút màu,…Tùy nhu cầu của phòng ban và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn có thể chọn mua các loại bút phù hợp.

3.3 Các loại sổ, sách văn phòng

Công việc và hoạt động văn phòng, công ty cũng cần đến các loại dụng cụ văn phòng như sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng.

Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,.v.v. Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.

3.4 Folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu, cặp trình ký vv.vv

Folder/ Bìa kẹp tài liệu là thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp, và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu. Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng. Khi sắm trình ký, nhớ mua thêm note dán trình ký tránh phải dở từng trang khi xin chữ ký nhé.

4. Một số máy và thiết bị văn phòng cần thiết khác

Tùy theo quy mô và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn các loại trang thiết bị văn phòng phù hợp. Tuy nhiên, một số loại trang thiết bị văn phòng phổ biến thường được sử dụng trong các doanh nghiệp bao gồm:

• Máy vi tính
• Máy in laser, máy in màu
• Máy photocopy, máy scan
• Máy fax
• Máy đếm tiền
• Máy chấm công
• Điện thoại cố định
• Trang thiết bị mạng (modem, switch)

Ngoài ra các văn phòng hiện nay gần như đều có trang bị cây nước nóng lạnh tự động, và với phong cách lâu nay của người Việt Nam có lẽ bạn cần sắm thêm bộ ấm chén để uống trà nữa nhé.

5. Các tiêu chí lựa chọn được thiết bị văn phòng phù hợp

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại thiết bị văn phòng khác nhau. Do đó, việc lựa chọn các trang thiết bị đáp ứng được nhu cầu sử dụng của văn phòng mình là một điều không dễ dàng. Sau đây là một số tiêu chí cơ bản giúp bạn có thể lựa chọn được các trang thiết bị văn phòng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình:

• Lựa chọn trang thiết bị văn phòng theo nhu cầu sử dụng: Đây là tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn thiết bị văn phòng. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng của mình để lựa chọn trang thiết bị phù hợp.
• Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng tài chính của mình để lựa chọn trang thiết bị có giá thành phù hợp. Tuy nhiên, cũng không nên quá tiết kiệm mà lựa chọn thiết bị có chất lượng kém, vì sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng.

• Chất lượng của các trang thiết bị văn phòng: Nên lựa chọn trang thiết bị văn phòng có chất lượng tốt, có thương hiệu uy tín để đảm bảo độ bền và hiệu quả sử dụng. Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến các tiêu chí như khả năng tiết kiệm điện, thân thiện với môi trường khi lựa chọn thiết bị văn phòng.
• Chính sách bảo hành sản phẩm: Nên lựa chọn trang thiết bị văn phòng có chế độ bảo hành đầy đủ để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong trường hợp thiết bị bị hỏng hóc.

Việc trang bị đầy đủ các đồ dùng, dụng cụ và trang thiết bị văn phòng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái. Từ những vật dụng cơ bản như bút, giấy, máy tính đến những thiết bị công nghệ cao như máy in, máy scan, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công việc hàng ngày của chúng ta.